Privacyverklaring

Laatste update: 26 mei 2026

Introductie

Dit is de privacyverklaring van Sobolt B.V., gevestigd aan Weena 268, 3012 NJ Rotterdam en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 67363571. De organisatie ondersteunt o.a. overheden en financiële instellingen met slimme software om de energietransitie te versnellen. Wij ontwikkelen en bieden oplossingen op het gebied van verduurzaming, energieadvies en woningscans. Meer dan 150 organisaties vertrouwen dagelijks op onze toepassingen. Per soort verwerking wordt in deze verklaring aangegeven welke gegevens wij verkrijgen, met welk doel wij deze verwerken en hoelang die worden bewaard. Indien er vragen zijn, kan er contact worden opgenomen, zie onderaan de pagina.

1. Verwerking persoonsgegevens

Bij de verwerking van persoonsgegevens houden wij ons aan de Nederlandse privacywetgeving. Dit betekent dat:

Doeleinden duidelijk vastleggen voordat wij persoonsgegevens verwerken, via deze privacyverklaring.
Zo min mogelijk persoonsgegevens opslaan, enkel de gegevens die nodig zijn voor onze doeleinden.
Expliciet toestemming vragen voor de verwerking van persoonsgegevens, mocht toestemming verplicht zijn, zoals in het geval van cookies.
Benodigde beveiligingsmaatregelen treffen om persoonsgegevens te beschermen. Wij leggen deze verplichtingen waar mogelijk ook op aan partijen die persoonsgegevens voor ons verwerken.
Privacyrechten respecteren, zoals het recht op inzage, correctie of verwijdering van persoonsgegevens die bij ons verwerkt zijn.

Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Sobolt verwerkt persoonsgegevens wanneer je gebruikmaakt van onze diensten en/of omdat deze gegevens zelf aan ons zijn verstrekt en/of om een taak van algemeen belang uit te voeren.

Klanten (gemeenten en bewoners) die gebruik maken van diensten
Leveranciers en partners
Huidige en toekomstige medewerkers

Wie heeft er toegang tot persoonsgegevens?

Binnen Sobolt hebben medewerkers toegang tot persoonsgegevens indien zij dit nodig hebben voor het uitoefenen van hun functie. Iedere medewerker binnen de organisatie heeft geheimhoudingsplicht.
Buiten de organisatie delen we gegevens met partijen wanneer dit nodig is om overeenkomsten na te kunnen komen. Wij doen ons uiterste best om ervoor te zorgen dat dit zorgvuldig en veilig gebeurt.

Voor welke doeleinden gebruiken wij persoonsgegevens?

Sobolt verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Uitvoeren van dienstverlening

Wij verwerken persoonsgegevens voor het leveren van onze diensten ten behoeve van duurzaamheid, veiligheid of kwaliteit.

Gegevens: naam, adres, e-mail, telefoon, gegevens of beelden van de woning, bankrekeningnummer (bij uitbetaling van subsidies)
Grondslag: uitvoering van de overeenkomst
Bewaartermijn:

- Adresgegevens worden standaard binnen 7 jaar na oplevering vernietigd. Ingewonnen gegevens of beelden zijn daarna niet meer te herleiden tot een locatie of adres. Deze geanonimiseerde data wordt bewaard om de algoritmes te verbeteren
- Gegevens die nodig zijn voor het officiële energielabel en/of maatwerkadvies worden conform de wettelijke bewaartermijn 15 jaar bewaard
- Bankrekeningnummer bij subsidie-uitbetaling: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht
- Overige gegevens: maximaal 7 jaar na afloop van de dienstverlening

Contact m.b.t onze dienstverlening

Om optimale dienstverlening te kunnen bieden worden gegevens verwerkt voor het beantwoorden van vragen via telefoon, e-mail en online formulieren.

Gegevens: naam, adres, e-mail, telefoon, inhoud van de communicatie
Grondslag: gerechtvaardigd belang (dienstverlening en klantenrelatie)
Bewaartermijn: maximaal 5 jaar na het laatste contact

Financiële administratie en betalingen

Gegevens voor het verwerken van betalingen en het bijhouden van de financiële administratie.

Gegevens: naam, adres, bankrekeningnummer, factuurgegevens
Grondslag: uitvoering van overeenkomst en wettelijke verplichting
Bewaartermijn: 7 jaar conform fiscale bewaarplicht

Medewerkers (HR)

Wij verwerken persoonsgegevens van (toekomstige) medewerkers voor het uitvoeren van de arbeidsovereenkomst.

Gegevens: naam, adres, BSN, bankrekeningnummer, salarisgegevens, opleidingen en competenties
Grondslag: uitvoering van de arbeidsovereenkomst en wettelijke verplichting
Bewaartermijn: maximaal 7 jaar na uitdiensttreding conform fiscale en arbeidsrechtelijke bewaarplicht

Verbeteren van diensten en algoritmes

Sobolt neemt op basis van geautomatiseerde verwerkingen geen besluiten over zaken die aanzienlijke gevolgen kunnen hebben voor personen. Er wordt wel gebruikgemaakt van computeralgoritmes om grootschalige data-analyses te versnellen en verbeteren. De ingewonnen data is niet direct herleidbaar tot personen.

Gegevens: geanonimiseerde (woning)data
Grondslag: gerechtvaardigd belang
Adresgegevens worden binnen 7 jaar na oplevering vernietigd

2. Cookies, of vergelijkbare technieken, die wij gebruiken

Wij maken gebruik van cookies op websites. Er wordt onderscheid gemaakt tussen de volgende soorten cookies:

Functionele cookies: noodzakelijk voor de technische werking van de website
Analytische cookies: Google Analytics voor het analyseren van websitebezoek en het verbeteren van de website
Tracking cookies: om het gebruikersgedrag in kaart te brengen, algemene trends te volgen en rapportages te verkrijgen

Voor niet-noodzakelijke cookies vragen wij vooraf toestemming via een cookiebanner. Je kan op elk moment voorkeuren wijzigen via de cookie-instellingen. Sobolt heeft geen invloed op de plaatsing en het gebruik van cookies door derden

Grondslag: toestemming (voor analytische & tracking cookies), gerechtvaardigd belang (voor functionele cookies).

3. Delen van persoonsgegevens met derden

Sobolt verstrekt uitsluitend data aan derden als dit nodig is voor de uitvoering van de overeenkomst, om te voldoen aan een wettelijke verplichting of wanneer wij hier een gerechtvaardigd belang bij hebben. Met partijen die in onze opdracht gegevens verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Gegevens worden gedeeld met de volgende organisaties:

IT-leveranciers en -dienstverleners (Google)
Betalingsdienstverleners (Nmbrs)
Marketingbedrijven (Hubspot)
Cookiedienstverleners
Uitvoerende partners (energieadviseurs en installateurs)

Om diensten te verlenen, kan Sobolt persoonsgegevens verstrekken aan partijen die zijn gevestigd buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Sobolt doet dit alleen indien er sprake is van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van persoonsgegevens.

4. Beveiligen van persoonsgegevens

Sobolt neemt de bescherming van gegevens serieus en treft passende technische en organisatorische maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan:

Beveiligingssoftware, zoals virusscanners en firewalls. Dit geldt in het bijzonder voor de virtuele machines waar een groot deel van onze data-analyses plaatsvinden.
TLS (voorheen SSL): wij versturen gegevens via een beveiligde internetverbinding. Dit kun je zien aan de adresbalk ‘https’ en het hangslotje in de adresbalk.
DKIM, SPF en DMARC zijn drie internetstandaarden die wij gebruiken om te voorkomen dat gebruikers uit onze naam e-mails ontvangen die virussen bevatten, spam zijn of bedoeld zijn om persoonlijke (inlog)gegevens te bemachtigen.
DNSSEC is een extra beveiliging (aanvullend op DNS) voor het omzetten van een domeinnaam naar het hieraan gekoppelde IP-adres; het wordt voorzien van een digitale handtekening.

5. Privacyrechten

Als er vragen zijn rondom het gebruik en bewaren van gegevens, kan er contact met Sobolt worden opgenomen via de contactgegevens onderaan deze privacyverklaring. Er bestaan de volgende rechten:

Recht op inzage: het recht om de persoonsgegevens die wij verwerken in te zien.
Recht op rectificatie: het recht de persoonsgegevens die wij verwerken te corrigeren of aan te vullen indien deze onjuist of onvolledig zijn.
Recht van bezwaar: het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van persoonsgegevens en tegen direct marketing.
Recht op verwijdering: het recht om te verzoeken de persoonsgegevens te verwijderen.
Recht om toestemming in te trekken: het recht om, indien toestemming is gegeven om persoonsgegevens te verwerken, deze toestemming op ieder moment in te trekken.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: het recht om, indien technisch mogelijk, de persoonsgegevens die Sobolt verwerkt te laten overdragen naar een derde partij.
Recht op beperking van de verwerking: het recht om in sommige gevallen te verzoeken om het verwerken van persoonsgegevens (al dan niet tijdelijk) te beperken.

Wanneer wij een verzoek ontvangen, kan Sobolt vragen om identificatie om er zeker van te zijn dat het verzoek door de juiste persoon is gedaan. Sobolt zal in principe binnen een maand aan een verzoek voldoen. Deze termijn kan echter met één maand worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als wij deze termijn verlengen, zullen we dit tijdig laten weten.

6. Datalek

Mocht er een vermoeden bestaan dat er een datalek heeft plaatsgevonden waarbij persoonsgegevens verloren zijn gegaan of onrechtmatig worden verwerkt, handelt Sobolt conform de geldende wet- en regelgeving. Indien vereist, melden wij een dergelijk datalek bij de toezichthouder. Wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico oplevert voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen, informeert Sobolt de betrokken personen zo spoedig mogelijk. Indien het vermoeden bestaat dat er een datalek heeft plaatsgevonden, verzoeken wij om snel contact op te nemen via de contactgegevens in deze privacyverklaring.

7. Klachtenprocedure

Sobolt streeft ernaar de dienstverlening zo goed mogelijk uit te voeren. Indien je vermoedt dat je persoonsgegevens zijn verwerkt op een manier die in strijd is met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), neem dan contact met ons op. Bekijk hier onze klachtenprocedure. Mochten we er samen niet uitkomen dan is het mogelijk om hierover een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Aanpassingen privacybeleid

Wij behouden ons het recht voor om deze privacyverklaring aan te passen. De actuele versie is op de website gepubliceerd. We raden gebruikers aan regelmatig de privacyverklaring te controleren voor eventuele updates.

9. Contactgegevens

Als je vragen hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, neem contact met ons op via info@sobolt.com.

Sobolt B.V.
Weena 268
3012 NJ Rotterdam
Nederland
010 – 899 55 10